8 najczęstszych zagrożeń podczas migracji sklepu internetowego

Skala zagrożeń występujących podczas migracji danych w sklepie internetowym w każdej firmie wygląda trochę inaczej. Jest ona związana m.in. z modelem biznesowym, rodzajem sprzedawanych produktów, liczbą klientów i narzędziami marketingowymi. Dla jednego sklepu problemem może być przeniesienie danych dotyczących SEO, a dla innego – programu partnerskiego albo odpowiednie dobranie zespołu projektowego. Kluczem do udanej migracji, jest przygotowanie się na najczęstsze zagrożenia, jakie występują podczas tego procesu. Ich świadomość pozwoli zminimalizować ryzyko potknięć, dzięki czemu lepiej przygotujesz się do startu nowego e-sklepu.

1. Harmonogram opracowany pod presją czasu z nieuwzględnioną sezonowością

Pamiętaj, by przed migracją sklepu internetowego odpowiednio zaplanować czas migracji. Harmonogram powinien uwzględniać:

• długość procesu migracji,
• odpowiedni czas przenoszenia danych na inną platformę,
• testy systemu,
• szkolenia wewnętrzne dla pracowników.

Dlaczego to takie istotne? Czytaj dalej.

Długość migracji

Przenoszenie danych sklepu to długotrwały proces. Zespół projektowy i wykonawca systemu powinni uwzględnić wszystkie czynniki, które wpłyną na długość migracji twojego e-commerce’u. Czas migracji zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest wielkość sklepu. Dane małych sklepów internetowych, które mają kilka tysięcy użytkowników miesięcznie, mogą zostać przeniesione w około dwa miesiące. Migracja dużego sklepu lub wymagającego integracji z ERP i tworzenie dedykowanych rozwiązań może potrwać nawet ponad rok.

Uwzględnij czas na testowe wdrożenia

Na wesele siostry nie ubierasz nowych butów, prawda? W codziennym życiu przygotowujemy się do ważnych wydarzeń. Tak samo powinieneś podejść do każdego etapu migracji swojego sklepu. Warto, aby przed właściwą migracją przeprowadzić próbne przeniesienie części produktów i ocenić, czy migrują się one poprawnie. Często wiele drobnych aspektów wymaga poprawy, na które początkowo nikt nie zwrócił uwagi. Ważna jest także świadomość różnorodności testów, które powinny zostać wykonane, jak:

• testy wewnętrzne i zewnętrzne,
• testy funkcjonalne, niefunkcjonalne i wydajnościowe.

Migruj w martwym sezonie

Uniknij strat wynikających z czasu, którego wyszukiwarka potrzebuje na indeksowanie strony. Wybierz miesiąc, w którym masz najniższy wolumen sprzedaży.

Pamiętaj, że przeprowadzanie migracji w szczycie sprzedażowym w przypadku komplikacji powoduje znacznie większe straty niż w martwym sezonie. Uwzględnij to w swoim harmonogramie.

Wyzwaniem migracji sklepu Delta Optical nie było samo środowisko Magento, które jest popularnym systemem, ale przeprowadzenie wdrożenia w taki sposób, aby zapewnić ciągłość działania sklepu podczas przenoszenia danych oraz zadbanie o prawidłową reindeksację strony przez Google.

Czytaj case study Delta Optical

2. Brak wystarczających zasobów czasowych

Już wiesz, że powinieneś starannie zaplanować harmonogram migracji. Pewnie zauważyłeś, że jest to długi proces. Pamiętaj, by wygospodarować czas i przygotować się na potencjalne opóźnienia we wdrożeniu. Pośpiech zwiększa ryzyko pojawienia się błędów. 

3. Źle dobrany zespół projektowy

(...) przy prawdziwej pracy z konsultantami postanowili ograniczyć udział do dwóch osób i teraz przy testach wychodzi, że masę rzeczy brakuje dla działów, które robią miliony. Znasz to uczucie? Może z wdrożenia ERP lub z okresu wyboru programu księgowego?

Aby odpowiednio zaplanować i przeprowadzić proces migracji, konieczne jest zaangażowanie zespołu projektowego. Kto powinien do niego należeć? Pracownicy, którzy mają być w przyszłości użytkownikami systemu. Brak pracowników, którzy znają kluczowe procedury w twojej firmie, potrzeby sklepu i są w stanie przekazać je podwykonawcą, jest największym błędem w migracji sklepów. Najczęściej powinni to być programiści z działu IT i pracownicy zajmujący się sprzedażą, księgowością oraz marketingiem.

Sklep Vanity osiągnął sukces podczas migracji dzięki dobremu przygotowaniu. Zespół wiedział, który atrybut ma być sklepie i do jakiego zewnętrznego systemu ma zostać wysłany.

Przeczytaj case study Vanity

4. Brak kierownika projektu

Kierownik projektu to jedna z kluczowych osób mająca wpływ na sposób realizacji oraz sukces twojego wdrożenia. Im większy sklep, tym większa rola project managera. Taka osoba powinna mieć kompetencje techniczne, wiedzę na temat sprzedaży i logistyki. Kierownikiem projektu w przypadku mniejszych sklepów zostaje często prezes lub jeden ze współwłaścicieli, a w większych sklepach pracownik działu IT.

5. Brak zaangażowania kierownictwa

Nie tylko zespół projektowy i project manager powinni udzielać się w czasie migracji. Kluczowe jest także zaangażowanie kierownictwa. Brak inicjatywy prezesa i współwłaścicieli sprawi, że zespół może czuć się zdemotywowany. Co więcej, zarząd ma ogromną wiedzę na temat obecnego systemu, potrzeb sklepu i klientów. To niezwykle wartościowe doświadczenie w czasie przenoszenia danych.

6. Nieumiejętne zarządzanie listą wymagań

Bardzo częstym problemem podczas wdrożeń jest tzw. efekt wodospadu. Pracownicy i zarząd, którzy mają podczas spotkań przekazać swoje opinie na temat nowego systemu, zaczynają wymyślać nowe drobne funkcjonalności, by na przykład w ten sposób móc się wykazać. Może to niepotrzebnie wydłużać wdrożenie lub wręcz uniemożliwiać zakończenie prac. To właśnie waterfall effect. Unikaj go, bo zwiększysz ryzyko komplikacji i przeciągania w czasie projektu.

7. Brak komunikacji wewnętrznej

Wszyscy pracownicy powinni wiedzieć, dlaczego kierownictwo zdecydowało się na zmianę systemu i jakie będą z niej korzyści. Migracja danych to trudny i długotrwały proces, który będzie obciążający dla całego zespołu. Brak świadomości celów takiego projektu może być powodem frustracji.

Nowy system nie spowoduje wzrostu konwersji, dlatego nie można go traktować jako receptę na problemy sprzedażowe. Przeniesienie sklepu na inną platformę to inwestycja, która umożliwia rozwój sklepu i zwiększenie sprzedaży w przyszłości. Pokaż to swojemu zespołowi.

8. Brak szkoleń wewnętrznych dla pracowników z nowego systemu e-commerce

Wyobraź sobie, że biuro, w którym pracujesz, przechodzi gruntowny remont. Na pewno uważasz, że poinformowanie o tym pracowników, jest niezbędne. Tak samo jest z migracją sklepu. To oddanie pracownikom zupełnie nowego narzędzia pracy. Pokazanie im go jest konieczne, dlatego warto wpisać usługi szkoleniowe w procedurę ofertową, budżet i harmonogram.

Po każdej partii wdrożonych funkcji powinieneś zapewnić szkolenie osób odpowiedzialnych za projekt. Umożliwia to omawianie na bieżąco ewentualnych uwag i zastosowanie poprawek. Dzięki informowaniu pracowników na bieżąco:

• zadbasz o jakość komunikacji w zespole,
• sprawisz, że przyswojenie nowego systemu będzie łatwiejsze,
• wdrożenie okaże się prostsze i skuteczniejsze.

Pamiętaj, że pracownicy muszą być gotowi do udzielania odpowiedzi na pytania klientów, którzy z pewnością zauważą zmianę.

Podsumowanie

Migracja sklepu internetowego to długotrwały proces, do którego trzeba się odpowiednio przygotować. Świadomość zagrożeń może zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów, a w efekcie przeprowadzisz udaną migrację. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o procesie przenoszenia danych sklepu, to koniecznie pobierz naszego e-booka. To darmowy i kompletny przewodnik po migracji danych sklepu internetowego. Lepszego podręcznika do wdrożenia e-commerce’u na nowy system na rynku nie znajdziesz. :)