KSeF 2026 – co zmienia się w fakturowaniu i jak przygotować sklep internetowy?

Czym jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która od kilku lat działa w modelu dobrowolnym. Dzięki niej przedsiębiorcy mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane (XML) przez system. Nowe przepisy zmieniają ten stan: od 2026 r. wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie przez KSeF.

Krajowy System e-Faktur automatycznie zatwierdza faktury i przypisuje im unikalny numer. Zastępuje to tradycyjne podpisy elektroniczne lub pieczęcie. Taki dokument uzyskuje moc prawną dopiero po wprowadzeniu przez system. Dla sklepów internetowych jest to fundamentalna zmiana: od teraz dokumentowanie transakcji VAT będzie wymagało specjalnej komunikacji z rządowym systemem.

Kogo dotyczy KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie obejmuje wszystkich firm ani wszystkich faktur. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przede wszystkim czynnych podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Co ważne, chodzi głównie o faktury dokumentujące transakcje między firmami, czyli sprzedaż B2B.

Nie każda faktura musi jednak trafić do KSeF. System nie obejmuje m.in. faktur wystawianych dla konsumentów (B2C), a także sprzedaży rozliczanej w ramach procedur VAT OSS i IOSS, często stosowanych w e-commerce międzynarodowym. Przepisy przewidują też inne, bardziej szczegółowe wyłączenia dla określonych rodzajów transakcji.

KSeF nie jest uniwersalnym systemem do wszystkich faktur. To narzędzie zaprojektowane z myślą o konkretnych typach transakcji i określonej grupie przedsiębiorców, jednak w praktyce obejmuje większość przedsiębiorców i sklepów internetowych.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Nowe zasady wejdą w życie etapami:

• 1 lutego 2026 – obowiązek obejmuje największe firmy, których przychody w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 – obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałe firmy VAT, w tym większość sklepów internetowych.
• 1 stycznia 2027 – najmniejsze podmioty (mikroprzedsiębiorcy, których sprzedąz nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie) z ograniczonym obiegiem faktur będą musiały przejść na KSeF.

Do końca stycznia 2026 r. faktury tradycyjne (papierowe i elektroniczne w dotychczasowej formie) będą mogły funkcjonować równolegle z dokumentami ustrukturyzowanymi. Od lutego/kwietnia faktury ustrukturyzowane będą wyłączną formą dokumentowania sprzedaży VAT.

Jak działa KSeF i jakie daje korzyści?

System pozwoli na:

• centralne przechowywanie faktur – wszystkie dokumenty są dostępne online w jednym miejscu;
• przydzielanie numerów identyfikacyjnych każdej fakturze już w momencie wystawienia;
• zwiększenie automatyzacji obiegu dokumentów – format XML pozwala na łatwe przetwarzanie w programach księgowych;
• dostęp do faktur przez 10 lat, co ułatwia archiwizację i obieg dokumentów;
• potencjalnie szybsze rozliczenie VAT – w praktyce może skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku.

Dla sklepów online oznacza to większą spójność danych, lepsze połączenie z systemami magazynowymi i księgowymi oraz większą przejrzystość rozliczeń z kontrahentami i urzędem skarbowym.

Jak przygotować sklep internetowy do KSeF?

Przejście na KSeF wymaga zmian przede wszystkim w obszarze systemów informatycznych i księgowych. Jak przygotować e-biznes na KSeF?

• Integracja systemu księgowego lub e-commerce z KSeF – tak, aby możliwe było automatyczne generowanie i wysyłka faktur ustrukturyzowanych.
• Testowanie i konfiguracja API – Ministerstwo Finansów udostępnia dokumentację API oraz środowisko testowe, które pozwala na integrację przed wejściem obowiązku.
• Szkolenia zespołu księgowego – w ramach kampanii „Środy z KSeF” urzędy skarbowe organizują szkolenia dla przedsiębiorców, co warto wykorzystać do poznania praktycznych aspektów obsługi systemu.
• Uwierzytelnienie firmy – przedsiębiorcy będą mogli pozyskać tzw. certyfikat wystawcy faktury, co jest przydatne np. w trybie offline systemu.

Jak działa obsługa KSeF w AtomStore?

Integracja KSeF z platformą AtomStore działa prosto i w dużej mierze automatycznie. Wystawiasz fakturę w panelu sklepu, a AtomStore od razu przekazuje ją do Krajowego Systemu e-Faktur Ministerstwa Finansów w wymaganym formacie XML.

Po jednorazowym wygenerowaniu tokena w KSeF i zapisaniu go w ustawieniach sklepu decydujesz, czy system ma wysyłać faktury automatycznie, czy tylko wtedy, gdy zrobisz to ręcznie. Całość działa w tle – pracujesz w znanym środowisku AtomStore, a faktury trafiają do KSeF, gdzie system je rejestruje, archiwizuje i nadaje im numer. Dzięki temu spełniasz obowiązki związane z KSeF bez zmiany codziennego sposobu pracy.

Szczegóły dotyczące konfiguracji ustawień w AtomStore znajdziesz w naszym artykule w pomocy.

KSeF w e-commerce

Rok 2026 przynosi dla polskich przedsiębiorców rewolucję w fakturowaniu: KSeF stanie się głównym narzędziem elektronicznej wymiany faktur VAT. Proces ten oznacza odejście od tradycyjnych faktur papierowych i PDF na rzecz ustrukturyzowanych dokumentów XML, które ułatwiają automatyzację, analizę danych i rozliczenia podatkowe.

Dla sklepów internetowych jest to moment, by dobrze przygotować swoje systemy, procesy księgowe i integracje techniczne. Dzięki temu łatwiej dostosujesz swój bieznes do wymogów prawnych i wykorzystać pełnię możliwości, jakie daje cyfrowe fakturowanie w KSeF.